Der E-Mail-Knigge

Die Kommunikation über E-Mails unterliegt bestimmten Regeln und Konventionen, die im universitären Kontext vor allem der Ordnung in vollen Postfächern und dem respektvollen Umgang dienen. E-Mails sind zwar in sekundenschnelle verschickt, sollten sich aber dennoch an der klassischen Briefpost in Sachen Formulierung orientieren.

"Hallo" oder "Guten Tag" sind Anreden für Freunde und Freundinnen, aber nicht für Dozierende.

Im Regelfall beginnt man eine E-Mail mit "Sehr geehrte/-r Frau/ Herr" danach folgt der Name des Dozierenden mit dem dazugehörigen Titel. Dafür steht vor dem Namen entweder Dr. oder der/die ausgeschriebene/-r Professor/-in. 

Es kann ebenfalls sein, dass Dozierende eine nicht-binäre Anrede bevorzugen. Dann solltest du auf genderspezifische Anreden wie "Herr" und "Frau" verzichten. Wenn du unsicher bist, kannst du auch bei der Ansprache das * (Sternchen) oder das _ (Gap) Zeichen benutzen, z. B. Kim* Müller.

Die Betreff-Zeile muss ausgefüllt sein. Am besten so konkret wie möglich. Du musst dir vorstellen, dass Professoren*innen und wissenschaftliche Mitarbeiter*innen mitunter hunderte E-Mails pro Woche erhalten. Deshalb schreibe stichwortartig direkt in den Betreff, worum es geht und auch welchem Seminar deine Frage zugeordnet ist. Das gleiche gilt für Krankmeldungen. Es ist höflich, sich für Seminare abzumelden (nicht für Vorlesungen in der Regel!). Wenn du das tust, achte darauf zu schreiben welches Seminar du besuchst!

Also nicht: "Frage zum Seminar" sondern "Frage SoSe mkt411. Präsentation Körperbilder, Gruppenarbeit Müller und Schneider"

In der Regel wird die erste E-Mail  an Dozierende mit der Formulierung "Mit freundlichen Grüßen" abgeschlossen. Sollte sich der E-Mail-Verkehr wiederholen, sind auch Abschlüsse wie "Viele Grüße" oder "Beste Grüße" höflich. Richte dich nach der antwortenden Person und passe deinen Stil an. 

Dateien werden häufig über E-Mails ausgetauscht und auch dabei kann man Missverständnisse gut umgehen, indem man sich an einige Regeln hält: Abgaben müssen einen genauen Dateinamen haben. Kein Dozierender behält den Überblick wenn er oder sie 30 mal die Datei "Abgabe Hausarbeit" erhält. Am besten beschriftet man eine Datei nach dem Muster: "Nachname_Hausarbeit_Seminarkurztitel" oder ähnliche Varianten. 

Außerdem sollte man beachten, dass schriftliche Arbeiten am besten im PDF-Format versendet werden, um Kompatibilitätsprobleme zwischen unterschiedlichen Word-Versionen und Betriebssystemen zu vermeiden.

Größere Dateien (beispielsweise ein Video als Projektarbeit) können via der Uni-Cloud ausgetauscht werden. Lehrende erhalten dann einen Link in deiner E-Mail, der auf die Datei verweist.

"Hallo" oder "Guten Tag" sind Anreden für Freunde und Freundinnen, aber nicht für Dozierende.

Im Regelfall beginnt man eine E-Mail mit "Sehr geehrte/-r Frau/ Herr" danach folgt der Name des Dozierenden mit dem dazugehörigen Titel. Dafür steht vor dem Namen entweder Dr. oder der/die ausgeschriebene/-r Professor/-in. 

Es kann ebenfalls sein, dass Dozierende eine nicht-binäre Anrede bevorzugen. Dann solltest du auf genderspezifische Anreden wie "Herr" und "Frau" verzichten. Wenn du unsicher bist, kannst du auch bei der Ansprache das * (Sternchen) oder das _ (Gap) Zeichen benutzen, z. B. Kim* Müller.

Die Betreff-Zeile muss ausgefüllt sein. Am besten so konkret wie möglich. Du musst dir vorstellen, dass Professoren*innen und wissenschaftliche Mitarbeiter*innen mitunter hunderte E-Mails pro Woche erhalten. Deshalb schreibe stichwortartig direkt in den Betreff, worum es geht und auch welchem Seminar deine Frage zugeordnet ist.

Das gleiche gilt für Krankmeldungen. Es ist höflich, sich für Seminare abzumelden (nicht für Vorlesungen in der Regel!). Wenn du das tust, achte darauf zu schreiben welches Seminar du besuchst!

Also nicht: "Frage zum Seminar" sondern "Frage SoSe mkt411. Präsentation Körperbilder, Gruppenarbeit Müller und Schneider"

In der Regel wird die erste E-Mail  an Dozierende mit der Formulierung "Mit freundlichen Grüßen" abgeschlossen. Sollte sich der E-Mail-Verkehr wiederholen, sind auch Abschlüsse wie "Viele Grüße" oder "Beste Grüße" höflich. Richte dich nach der antwortenden Person und passe deinen Stil an. 

Dateien werden häufig über E-Mails ausgetauscht und auch dabei kann man Missverständnisse gut umgehen, indem man sich an einige Regeln hält:

Abgaben müssen einen genauen Dateinamen haben. Kein Dozierender behält den Überblick wenn er oder sie 30 mal die Datei "Abgabe Hausarbeit" erhält. Am besten beschriftet man eine Datei nach dem Muster: "Nachname_Hausarbeit_ Seminarkurztitel" oder ähnliche Varianten. 

Außerdem sollte man beachten, dass schriftliche Arbeiten am besten im PDF-Format versendet werden, um Kompatibilitätsprobleme zwischen unterschiedlichen Word-Versionen und Betriebssystemen zu vermeiden.

Größere Dateien (beispielsweise ein Video als Projektarbeit) können via der Uni-Cloud ausgetauscht werden. Lehrende erhalten dann einen Link in deiner E-Mail, der auf die Datei verweist.

Wenn man also im E-Mail-Verkehr einige Regeln einhält, macht man es beiden Seiten leichter zu kommunizieren. Der oder die Dozierende hat einen besseren Überblick und spart Zeit und du machst einen professionellen und gewissenhaften Eindruck. Davon kannst du wieder profitieren, da dir eine schnelle und konkrete Antwort gewiss ist.

Skip to content